Cómo facturar electrónicamente en México: guía CFDI 4.0

¿Qué es el CFDI?

El Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es el formato estándar de factura electrónica en México. Desde 2014, toda factura emitida en territorio mexicano debe ser un CFDI validado y sellado por el SAT a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

La versión vigente es el CFDI 4.0, obligatoria desde el 1 de enero de 2023. Esta versión introdujo cambios importantes respecto a la versión 3.3, incluyendo la obligación de incluir el nombre y domicilio fiscal del receptor, así como el régimen fiscal de ambos participantes.

¿Quién debe emitir CFDI?

Todos los contribuyentes inscritos en el RFC que realicen actividades económicas están obligados a emitir CFDI por los ingresos que perciban. Esto incluye:

Personas físicas en cualquier régimen fiscal (RESICO, actividades empresariales, honorarios, arrendamiento).
Personas morales (empresas, asociaciones civiles, etc.).
Contribuyentes que realicen operaciones con el público en general.

Excepción: los asalariados no emiten facturas por sus sueldos, ya que es el patrón quien emite el CFDI de nómina.

Requisitos para facturar

Antes de poder emitir tu primera factura, necesitas:

1. RFC activo

Debes estar inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes con un régimen fiscal vigente y obligaciones actualizadas.

2. e.firma vigente

La e.firma (firma electrónica avanzada) es necesaria para solicitar el Certificado de Sello Digital. Se tramita presencialmente en oficinas del SAT.

3. Certificado de Sello Digital (CSD)

El CSD es el certificado específico para firmar tus CFDI. Se genera a través de la aplicación Certifica del SAT:

Descarga la aplicación Certifica desde sat.gob.mx.
Genera un archivo de requerimiento (.req) usando tu e.firma.
Sube el requerimiento en el portal del SAT.
El SAT te entrega los archivos .cer y .key de tu CSD.

4. Herramienta de facturación

Tienes varias opciones:

Portal gratuito del SAT: para emitir facturas básicas directamente en el portal. Ideal para quienes emiten pocas facturas al mes.
Sistemas de facturación comerciales: Aspel, CONTPAQi, Facturama, Siigo, entre otros. Cobran una suscripción pero ofrecen funciones avanzadas.
Aplicaciones en línea: plataformas como FacturaDirecta, Alegra o Bind que funcionan en la nube.
Desarrollo propio: conectándose directamente a un PAC mediante API (para empresas con alto volumen).

Datos obligatorios del CFDI 4.0

Cada factura electrónica debe contener:

Datos del emisor

RFC
Nombre o razón social (tal como aparece en la Constancia de Situación Fiscal)
Régimen fiscal
Código postal del domicilio fiscal

Datos del receptor

RFC
Nombre o razón social (exacto, según su Constancia de Situación Fiscal)
Régimen fiscal
Domicilio fiscal (código postal)
Uso del CFDI (clave del catálogo del SAT)

Datos de la operación

Lugar de expedición (código postal)
Fecha y hora de emisión
Tipo de comprobante (ingreso, egreso, traslado, nómina, pago)
Forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.)
Método de pago (PUE — Pago en Una Exhibición, o PPD — Pago en Parcialidades o Diferido)
Moneda y tipo de cambio (si no es MXN)
Conceptos: descripción, cantidad, unidad de medida, precio unitario, importe
Impuestos trasladados y retenidos (IVA, ISR, IEPS)
Total

Catálogos del SAT que debes conocer

El CFDI 4.0 utiliza catálogos estandarizados que debes consultar:

Catálogo	Descripción	Ejemplo
c_UsoCFDI	Uso que el receptor le dará a la factura	G03 — Gastos en general
c_ClaveProdServ	Clasificación de productos y servicios	80101500 — Servicios de consultoría
c_ClaveUnidad	Unidad de medida	E48 — Unidad de servicio
c_FormaPago	Cómo se pagó	03 — Transferencia electrónica
c_MetodoPago	Cuándo se pagó	PUE — Pago en Una Exhibición
c_RegimenFiscal	Régimen del contribuyente	612 — Personas Físicas con Actividades Empresariales
c_Moneda	Tipo de moneda	MXN — Peso Mexicano

Puedes consultar todos los catálogos en el portal del SAT o descargarlos en formato Excel.

Paso a paso: emitir una factura en el portal del SAT

Paso 1: Ingresa al portal de facturación

Ve a sat.gob.mx > “Factura electrónica” > “Genera tu factura”.
Inicia sesión con tu RFC y e.firma o CSD.

Paso 2: Selecciona el tipo de comprobante

Ingreso: la factura estándar por venta de bienes o servicios.
Egreso: nota de crédito para descuentos, devoluciones o bonificaciones.
Traslado: ampara el transporte de mercancías (no hay pago).
Pago: complemento de pago para facturas pagadas en parcialidades.

Paso 3: Captura los datos del receptor

Ingresa el RFC del receptor. El sistema validará su nombre y domicilio fiscal contra la base de datos del SAT. Los datos deben coincidir exactamente con la Constancia de Situación Fiscal del receptor; si no coinciden, el CFDI no será válido.

Paso 4: Agrega los conceptos

Para cada producto o servicio:

Busca la clave de producto/servicio en el catálogo.
Selecciona la unidad de medida.
Ingresa la descripción, cantidad y precio unitario.
El sistema calcula el importe automáticamente.
Configura los impuestos aplicables (IVA 16 %, IVA 0 %, exento).

Paso 5: Configura impuestos y retenciones

IVA trasladado: 16 % para la tasa general, 0 % para alimentos y medicinas.
Retención de IVA: aplica cuando una persona moral paga a una persona física (se retiene 2/3 del IVA, es decir, 10.6667 %).
Retención de ISR: aplica en pagos de honorarios y arrendamiento (generalmente 10 %).

Paso 6: Sella y timbra

Revisa todos los datos.
Firma el CFDI con tu CSD.
El PAC (en este caso, el SAT como PAC gratuito) timbra la factura asignándole un folio fiscal (UUID) único.
Descarga el XML y el PDF de tu factura.

Complementos del CFDI

El CFDI puede incluir complementos que agregan información específica:

Complemento de pago

Obligatorio cuando usas el método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido). Se emite cuando recibes cada pago parcial:

Dentro de los 5 días naturales siguientes al cobro.
Relaciona el pago con la factura original mediante su UUID.
Documenta el monto pagado, la fecha y la forma de pago.

Complemento de nómina

Obligatorio para las facturas que emiten los patrones a sus empleados como comprobante de sueldo. Incluye datos del trabajador, percepciones, deducciones y subsidio al empleo.

Complemento Carta Porte

Obligatorio para el transporte de mercancías por carretera, ferrocarril, vía marítima o aérea cuando se transita por tramos federales. Incluye origen, destino, mercancía transportada y datos del vehículo.

Complemento de comercio exterior

Para operaciones de exportación. Incluye datos del destinatario en el extranjero, descripción de mercancías y fracción arancelaria.

Cancelación de CFDI

Si emitiste una factura con errores, puedes cancelarla:

Proceso de cancelación

Ingresa al portal del SAT > “Cancelación de CFDI”.
Busca la factura por UUID o periodo.
Selecciona el motivo de cancelación:
- 01: Comprobante emitido con errores con relación (debes indicar el UUID del CFDI correcto que lo sustituye).
- 02: Comprobante emitido con errores sin relación.
- 03: No se llevó a cabo la operación.
- 04: Operación nominativa relacionada en una factura global.
Si la factura supera los $1,000 MXN, el receptor debe aceptar la cancelación en su Buzón Tributario dentro de 3 días hábiles. Si no responde, se considera aceptada.

Plazos de cancelación

Las facturas del ejercicio fiscal vigente pueden cancelarse hasta el 31 de marzo del año siguiente. Después de esa fecha, ya no es posible cancelarlas.

Factura para público en general

Cuando vendes a clientes que no solicitan factura, debes emitir una factura global que ampare todas las operaciones del periodo:

RFC del receptor: XAXX010101000
Nombre: “PUBLICO EN GENERAL”
Régimen fiscal: 616 — Sin obligaciones fiscales
Se puede emitir diaria, semanal o mensualmente
Debe incluir el desglose de impuestos

Errores comunes al facturar

Nombre o RFC incorrecto del receptor: debe coincidir exactamente con la Constancia de Situación Fiscal. Un acento o espacio de diferencia invalida el CFDI.
Uso del CFDI incorrecto: verificar con el receptor qué uso le dará (gastos en general, adquisición de mercancías, honorarios médicos, etc.).
Confundir PUE y PPD: usa PUE cuando cobras al momento de facturar y PPD cuando cobrarás después.
No emitir complemento de pago: si usaste PPD y ya cobraste, debes emitir el complemento dentro de 5 días.
Clave de producto incorrecta: usar la clave más específica posible del catálogo del SAT.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar desde mi celular?

Sí. La aplicación SAT Móvil permite generar facturas básicas. También hay aplicaciones de facturación comercial con versiones móviles.

¿Cuántas facturas puedo emitir gratis en el portal del SAT?

No hay límite en el número de facturas. El servicio de facturación del SAT es completamente gratuito.

¿Qué hago si mi cliente no acepta la cancelación?

Puedes emitir una nota de crédito (CFDI de egreso) para revertir el efecto fiscal de la factura original.

¿Las facturas tienen vigencia?

El CFDI no tiene fecha de vencimiento como comprobante fiscal. Sin embargo, para efectos de deducción, el receptor debe incluirlo en el ejercicio fiscal correspondiente.

Resumen

Concepto	Detalle
Versión vigente	CFDI 4.0
Obligatoria desde	1 de enero de 2023
Portal de facturación	sat.gob.mx
Requisitos	RFC, e.firma, CSD
Costo del servicio del SAT	Gratuito
Plazo cancelación	Hasta 31 de marzo del año siguiente

Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría fiscal profesional. Los requisitos y procedimientos pueden cambiar; consulta siempre el portal oficial del SAT para la información más actualizada.